La convocation à une réunion du CSE par les employeurs est obligatoire au moins une fois tous les deux mois en fonction de l’effectif de l’entreprise. Ce rendez-vous régulier a pour objectif d’impliquer les salariés dans la vie de l’entreprise, tant sur le plan stratégique que sur les volets sociaux.
Définition du CSE et de son rôle
Le CSE ou comité social et économique est l’instance qui représente le personnel au sein de l’entreprise. Cette instance n’existe pas dans les structures de moins de 11 employés. Lorsqu’une société emploie 11 salariés pour une période continue de 12 mois, elle doit alors mettre en place ce comité quelle que soit sa nature (entreprise de droit privé, établissement public à caractère commercial ou industriel).
Les salariés élisent leurs représentants proportionnellement à l’effectif pour un mandat de quatre ans. Au cours de son mandat, le CSE protège les intérêts des employés auprès de la direction lors des réunions axées sur la stratégie de développement. Il s’assure également de la bonne application des normes de sécurité et d’hygiène en vigueur et du respect des droits des employés.
La convocation à une réunion du CSE : une obligation légale
Tout comme le comité d’entreprise et les autres instances qu’il a remplacées, le CSE doit se réunir régulièrement pour maintenir un dialogue permanent entre la direction et les salariés.
La fréquence des réunions du CSE est déterminée par un accord collectif entre les employés et la direction. Un nombre minimum de rencontres est néanmoins fixé par la loi. Ainsi, pour les entreprises comprises entre 11 et 49 employés, l’employeur doit envoyer une convocation à une réunion du CSE aux représentants du personnel au moins une fois par mois. Pour un effectif compris entre 50 et 299 salariés, la fréquence minimale est fixée à deux mois. Elle est ramenée à un mois pour les grandes sociétés de plus de 300 salariés.
La loi prévoit également l’organisation d’une réunion extraordinaire dans les cas précis fixés par le Code du travail :
- si un accident du travail survient, une convocation à une réunion du CSE doit être envoyée en urgence. La réunion doit se tenir même si l’accident a eu lieu hors des périmètres de l’entreprise, mais que la victime a effectivement travaillé.
- Une réorientation stratégique qui modifie les conditions du travail des salariés.
- Un danger imminent de santé publique, de l’hygiène ou de l’environnement.
- Toute prérogative qui implique l’exercice de droit d’alerte des membres du CSE.
Dans tous les cas, la convocation à une réunion extraordinaire doit être motivée, qu’elle vienne de l’employeur ou des représentants du personnel. Il faut établir un ordre du jour qui mentionne les raisons de la convocation ainsi que les différents points qui seront abordés.
Lorsque l’ordre du jour est établi, c’est à la charge de l’employeur de remettre la convocation pour la réunion extraordinaire aux autres membres du CSE au moins trois jours avant la date prévue.
Les différentes modalités d’une convocation à une réunion du CSE
Pour toutes les réunions ordinaires prévues dans le cadre du Code du travail, la convocation à la réunion du CSE doit suivre des modalités précises pour être reconnue comme ayant eu lieu.
L’employeur se charge d’envoyer la convocation à une réunion ordinaire du CSE
L’envoi d’une convocation est obligatoire avant toute réunion régulière du CSE. Même si la date est déterminée à l’avance dans l’accord, la loi exige cette démarche. L’employeur se charge d’émettre la convocation. Son représentant légal, comme un avocat, mais aussi le responsable des ressources humaines peut aussi se charger de l’émission du document.
En cas d’absence de convocation, les membres du CSE peuvent voter à la majorité simple pour contacter l’Inspection du Travail. Cette dernière nommera alors un agent de contrôle pour diriger la réunion. Si l’absence de convocation aboutit à l’absence de réunion, l’employeur est fautif d’un délit d’entrave.
Qui sont les destinataires de la convocation à la réunion du CSE ?
La convocation à la réunion du CSE est envoyée individuellement et nominativement à chaque membre titulaire du comité :
- les membres de la délégation du personnel, dont le nombre est proportionnel à l’effectif de l’entreprise ;
- les représentants syndicaux pour les structures de grande taille.
Dans le cadre d’une réunion portant sur la santé, les conditions de travail, l’hygiène et la sécurité, anciennement assumé par le CHSCT, d’autres personnes sont convoquées à titre consultatif : le médecin du travail, et le responsable affecté à la sécurité.
Les membres suppléants du CSE ne participent à la réunion du CSE qu’en l’absence du titulaire. Ils ne sont donc pas tenus d’obtenir une convocation. Néanmoins, ils doivent recevoir l’ordre du jour et être informés de la date de la réunion. Il faut également leur remettre un exemplaire du procès-verbal.
La convocation peut être remise en main propre (contre signature pour éviter toute contestation), par e-mail ou par courrier.
L’annulation d’une réunion du CSE est-elle possible ?
Si tous les membres du CSE votent pour l’annulation d’une réunion, l’ordre du jour prévu sera caduque. Il faudra déterminer une nouvelle date pour une autre réunion. Les modalités de convocations restent les mêmes. Le délai de report doit être assez proche pour éviter de chevaucher la périodicité légale des rencontres.
Les réponses à vos questions sur la convocation des réunions du CSE
Quand doit-on convoquer le CSE ?
La fréquence des réunions des membres du CSE est déterminée par le Code du travail. Le choix de la date est généralement fixé par l’accord signé entre l’employeur et les représentants du personnel. Certains cas précis, comme un accident de travail, appellent l’organisation d’une réunion extraordinaire.
Qui convoque la réunion du CSE ?
C’est l’employeur qui se charge d’émettre la convocation à une réunion du CSE. Les membres titulaires en reçoivent à titre individuel. Les suppléants peuvent également en recevoir, mais uniquement à titre informatif. L’employeur peut être remplacé par un représentant pour l’envoi de la convocation et durant la réunion.
Qui fixe la date de réunion du CSE ?
C’est l’employeur qui fixe la date de la réunion. Il est possible de s’accorder dans l’accord signé entre les membres pour déterminer la périodicité pour une question de praticité. On peut ainsi décider d’organiser la réunion le premier jeudi du mois, le dernier vendredi ou autre.
Comment se déroule une réunion du CSE ?
La réunion du CSE se déroule selon l’ordre du jour fixé dans la convocation. Celui-ci fait l’objet d’une concertation préalable pour pouvoir aborder les sujets qui concernent les salariés. Des votes sont généralement organisés pour valider la mise en place de nouvelles mesures. Un secrétaire se charge de dresser le procès-verbal de la réunion du CSE.
