Pour se prémunir de toute contestation au cours des réunions du comité d’entreprise, il est indispensable que son déroulement respecte toutes les règles.
Les formalités avant les réunions
La convocation
Les réunions n’ont pas l’obligation de respecter une périodicité exacte. C’est le président du comité qui planifie les réunions. Les membres du comité ne peuvent pas s’opposer ni à la date ni à l’heure arrêtée par l’employeur.
En outre, c’est également l’employeur qui décide du lieu de la réunion.
La loi précise que le comité d’entreprise se réunit sur convocation de l’employeur. (art. L.2325-14 du Code du travail). La convocation doit être transmise à chacun des membres du CE sans exception (titulaires, suppléants, représentants syndicaux ainsi que les personnes extérieures dont la présence est prévue par la loi (invités, experts du CE…), et par écrit.
Le contenu de la convocation n’a pas été fixé par la loi. Pour autant il est indispensable qu’elle comprenne la date, l’heure et le lieu de la réunion.
En cas de carence, le comité d’entreprise peut, à la demande de la moitié au moins de ses membres, être convoqué par l’Inspecteur du Travail et siéger sous sa présidence.
Les ordres du jour
L’ordre du jour n’est pas obligatoirement joint avec la convocation. Même si c’est généralement le cas.
L’ordre du jour est rédigé par le président du CE qui inscrit tout les points obligatoires. Il est arrêté conjointement avec le secrétaire du CE, qui y rajoute toutes es questions provenant des élus du comité.
L’ordre du jour est communiqué aux membres du comité d’entreprise au moins 3 jours avant la séance (art. L2325-16).
La périodicité des réunions
Depuis la loi du 17 aout 2015, la périodicité des réunions a changé. Elle est dorénavant fixée selon la taille de l’entreprise.
Dans les entreprises de moins de trois cents
Le comité se réunit au moins une fois tous les deux mois.
Dans les entreprises d’au moins trois cents salariés
Le comité se réunit au moins une fois par moins.
À noter que le seuil des trois cents salariés est franchi dès lors que l’entreprise dépasse ce seuil pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des trois années précédentes (Art. L2325-14-1).
La durée des réunions
Si les réunions commencent à une heure précise (exemple : 9 heures du matin), la date de fin ne peut pas être fixée. En effet, la réunion du CE doit se terminer que lorsque l’ensemble des points prévus à l’ordre du jour a été évoqué. Ainsi, la durée de la réunion évolue en fonction de la liste des points et des échanges au cours de la séance.
Avec l’accord du CE, la réunion peut toutefois être écourtée, soit suspendue, soit remise au lendemain, ou soit reportée à une prochaine réunion.
L’établissement du procès-verbal
Une fois la réunion passée, et les décisions prises au cours de la réunion. Il est obligatoire de les consigner dans un Procès-Verbal. Le PV est précieux, car c’est une preuve des engagements pris par l’employeur (Art. D2325-3-1).
Pour quelle date doit-il être rédigé ?
Depuis le 15 avril 2016, la loi prévoit qu’à défaut d’accord prévu, le procès-verbal doit être établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion (Art. D2325-3-1).
Les procès-verbaux de certaines réunions doivent obligatoirement être transmis à l’inspection du travail dans un délai fixé. À titre d’exemple, au cours d’une procédure de licenciement pour motif économique de dix salariés ou plus, le procès-verbal de la réunion de consultation des représentants du personnel doit être établi et transmis au président du CE dans un délai de 3 jours. Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d’un jour.
Qui le rédige ?
C’est le rôle du secrétaire de rédiger les procès-verbaux et de contrôler le contenu. Il doit prendre les avis et les positions exprimés au cours de la réunion.
Le procès verbal peut être une version exhaustive des discussions ou une version résumée.
Un procès verbal rédigé par l’employeur sera invalide (Cour de Cassation, Chambre criminelle, du 25 février 1986, 84-96.003).
Qui l’approuve ?
Il n’existe aucune règle relative à l’approbation du PV. En revanche, le règlement intérieur peut en prévoir.
L’approbation était couramment effectuée au cours de la réunion suivante du comité d’entreprise. En l’absence d’accord, ce cas de figure est rendu impossible puisque le secrétaire a dorénavant un délai fixé pour le communiquer à l’employeur. Cette version doit être définitive, la relecture par les autres membres du Comité d’Entreprise doit donc s’opérer dans ce temps (15 jours par défaut).
Qui le diffuse ?
Une fois approuvé et adopté, le procès verbal peut être affiché et diffusé à l’ensemble des salariés de l’entreprise. A condition toutefois de respecter les clauses de confidentialité imposées par l’employeur.
Qui le transmet ?
Le procès-verbal peut également peut-être diffuser du Directeur Département du travail si le comité le souhaite. Il doit également être mis à disposition de l’inspecteur et des contrôleurs du travail.
